Kurumsal E-posta nasıl yazılır? İş hayatında etkili yazışma teknikleri burada!

ETKİLİ YAZIŞMA ve ETKİLİ E-POSTA YAZMA TEKNİKLERİ

Ünlü düşünür ve bilim adamı ARŞİMED’in dediği gibi; İletişim düşünmek ve düşündüğünü ifade etmek ile başlar.

İletişimde yaşanılan yanlış anlaşılmalara neden olan faktörlere baktığımızda ise “İletişimin Somut” tarafı dediğimiz “Bilgi Boyutu” en kolay çözülebilir olanı.

Çünkü asıl sıkıntı buradan ziyade “Soyut Boyut” ta yani “Duygu, Empati, Değerler” kısmında gerçekleşiyor.

İşte bu nedenle, üç iletişim şeklinde (Yazılı, Sözlü, Yüz Yüze İletişim) olduğu gibi “Etkili Yazışma Teknikleri” nde de aşağıdaki 3 ana noktaya dikkat ediyoruz.

  • Tonlama ve Vurgu (%38)
  • Yazışmada Beden Dili (%55)
  • Sözcükler / Kelimeler (%7)

Yazılı İletişim ile Sözlü ve Yüz Yüze İletişim Arasındaki Ana İlişkiye bakacak olursak; Son ikisinde beden dili ile ses ve tonlama çok önemlidir.

Yazıda ise okuyucuyu davet eden “Görsel Tasarım”dır. Yani yazılı iletişimin sesi, tonu, vurgusu ve beden dili görsel tasarım ve imla bilgisinin doğru kullanımıdır.

Bu nedenle tüm yazışmaların yoruma kapalı, açık ve net ifadeler şeklinde olmasına dikkat etmek gerekiyor. Peki günümüzde “Yazılı İletişim”i neden kullanıyoruz?

  • Kayda Almak
  • Uzaktan Çözüm Önermek
  • Hızlı Aksiyon Almak
  • Yol ve yöntem göstermek
  • Anlık Haber Vermek
  • Hızla ve Uzağa Ulaşmak
  • Kolay Dağıtabilmek
  • Ekonomiklik

Gerekli gereksiz gülücük işaretleri, BOLD ya da ITALIC kelimeler ile değişik renkler kullanılmaması, !?…”” gibi noktalama işaretlerinin asıl amaçları dışında  kullanılmaması ve tamamı büyük harf ile yazılan kelimeler, Yazının Beden Dilinin amacını aşan şekilde kullanımına ve farklı anlamlar çıkarılmasına neden olur.

“Yazının Negatif Beden Dili” ni biraz daha net ifade etmeye çalışırsak;

  1. Karşı tarafa olumsuz hissettiren, sorun çıkaran, sıkıştıran,
  2. Şikâyet ya da eleştiri amacı taşıdığı hissettiren,
  3. Buyurucu ve emir verici bir üslup taşıyan, SERT bir dil ile yazılmış olan,
  4. Tepeden bakan, karşısındakini ya da konuyu küçük gören,
  5. Aba altından sopa gösterir şekilde saldırgan tarzda olan, tehditkâr ifadeler içeren
  6. :), 🙁 gibi sembollerin kullanılmadığı

Bu ve benzeri tarzda yazılara okuyucu doğal olarak tepki gösterecektir. Okuyucu yazıyı bir kerede anlayamadığı takdirde buna yorum katacak ve bu da bizi aşağıda göreceğiniz 9 Ana Hataya götürecektir. Bu nedenle cümleler ve paragraflar kısa, net ve açık olmalı, eğer yazımız uzun olacak ise kesinlikle maddeleme yapılmalıdır.

İnsanların birbirini yanlış anlaması için en az 9 ihtimal var!…

Buna göre maalesef yazılı, sözlü ya da yüz yüze iletişimde, en basit şekli ile bize ait 4 karşı tarafa ait ise 5 farklı şekilde anlaşılma ihtimali var!

  • Düşündüğün
  • Söylemek istediğin
  • Söylediğini sandığın
  • Söylediğin
  • Karşındakinin duymak istediği
  • Duyduğu
  • Anlamak istediği
  • Anladığını sandığı
  • Anladığı…

Aslında bir yazı yazarken (özellikle kurum içi yazışmalarda ve e-postalarda) kendimize sormamız gereken 10 Temel Soru var.

Bunların yanıtlarını verebiliyor ve cevaplarımızdan tatmin olabiliyorsak zaten yazı olgunlaşmış demektir

  1. Bu yazı bize gelseydi nasıl olmasını isterdik?
  2. Yazdıklarımız karşımızdakine ne hissettiriyor ve ne düşündürüyor?
  3. Alıcıya okurken nasıl zaman kazandırırız?
  4. Diğer yazılar / e-postalar arasından ayırt edilebilmesi için ne yaparız?
  5. Konuyu kısa ve net şekilde nasıl ifade ederiz?
  6. Yazdıklarımız rahat okunabiliyor mu?
  7. Bilgi kısmına koyduğumuz isimler doğru seçilmiş mi?
  8. Elektronik beden dili kurallarına dikkat etmiş miyiz?
  9. Bu yazıyı neden yazıyoruz ve özellikle vurgulamak istediğimiz noktalar nedir?
  10. Göndereceğimiz kişi kim? Pozisyonu / Unvanı biliyor muyuz? Kişiyi daha önceden tanıyor muyuz?

Amacı ne olursa olsun tüm yazışmalarda okuyucunun ihtiyacını anlamak son derece önemli ve aslında okuyucunun kısa ve öz olarak 3 temel beklentisi vardır.

  1. Benimle ilgisi
  2. Benden istenen
  3. Ne zaman

İşte tam bu noktada yazışmalarda çok önemli 7 Temel Özelliğe dikkat etmemiz gerekiyor.

  • Açıklık: Algıda karışıklık yaratabilecek sözcükler olmamalı.
  • Duruluk: Gereksiz sözcük kullanılmamalı.
  • Yalınlık: Fazla süslü ve gereksiz ayrıntılar ile dolu olmamalı.
  • Akıcılık: Kolay okunan, dilin takılacağı pürüzlerden arınmış olmalı.
  • Doğallık: Günlük konuşma dilinin rahatlığı hissedilmeli, dinler / okurken bizi zorlamamalı.
  • Yoğunluk: Az sözle çok şey anlatılmalı.
  • Özgünlük: Anlatanın / Yazanın üslubunda beliren bir farklılık olmalı.

Örnekler verecek olur isek;

«En kısa zamanda» «Mümkün olduğu kadar» gibi kesin süre ve tarih bilgisi vermeyen ifadeler yerine,

«Konu ile ilgili geri dönüşünüzü en geç 01 Ocak 2017 tarihine kadar bekliyorum» tarzında cümleler kullanılmalıdır. Cümleler maksimum 15-20 kelime arasında olmalı, edilgen cümlelerden uzak durulmalıdır.

Bu tip cümleler yazıyı hem soyutlaştırmakta hem de soğutmakta, anlamı zayıflatmaktadır. Mümkün olduğu kadar pozitif yaklaşım son derece önemlidir. Buna ek olarak; «Ama, belki, sanırım» gibi kelimelerin sıkça kullanımı, karşı tarafta olumsuz bir hava yaratacak ve konunun sizin tarafınızdan yeterince bilinmediği ya da yetkisiz olduğunuz gibi bir algı oluşacaktır.

Yazışma Dilinde bir kritik nokta da “Doğru Açılış ve Kapanış İfadeleri”dir. Selamlama ve giriş ile, kapanış ve yazıyı bitirme sürecinde uyulması gereken çok kritik kurallar vardır.

Hitaplarda ast, üst ve yatay ilişkiye önem verilmeli; Bay, bayan yada çoklu hitaplar ile arz, bilginize sunarım yada rica ederim gibi ifadeler yanlış yerlerde kullanılmamalıdır.

Resmi ya da özel kurumlarda bu kurallar değişmekte ve kurum kültürüne göre açılış ve kapanış ifadeleri değişebilmekte ise de ana kurallar her zaman sabittir.

Örn; Üst ve eş düzeylere yazılan mesajlarda, «ARZ EDERİM» veya «BİLGİLERİNİZE SUNARIM» kullanılırken, Alt ve eş düzeylere yazılan mesajlarda,

«RİCA EDERİM» veya «BİLGİLERİNİZE SUNARIM» tercih edilir.

Yazışmalarda “Slm/i.ç/ Syg…” gibi kısaltmalar kesinlikle kullanmaması gereken kısaltmalardır. Yine yapılan en büyük hatalardan biri de karşı tarafın cinsiyeti ile ilgili

bir bilgiye sahip olunmadığında, yani cinsiyet ile ilgili bilgi yok ise ve unisex isim söz konusuysa hiç riske girmeden, Sayın ile başlayan hitaplar tercih edilmelidir.

Örn kişinin ismi Deniz ise ve biz bayan mı erkek mi bilmiyor isek doğrudan Soyadı ile, “Sayın Özay” şeklinde yazıya giriş yapmalıyız.

E-posta yazım ve kurumsal yazışma teknikleri kurumlara en çok verdiğimiz eğitimlerden bir tanesi. Eğitim programımızı detaylı bir şekilde incelemek ve teklif almak için lütfen tıklayın: https://www.aimdanismanlik.com/tr/egitim-programlari/kisisel-gelisim-beceri-programlari/item/54-etkili-yazisma-e-mail-teknikleri.html