Hedef Kitle: E-postalar, iç ve dış yazışmalar ile başı dertte olan tüm çalışanların mutlaka alması gereken butik ve son derece verimli hap şeklinde özel bir programdır.
Katılımcı Sayısı: Maksimum 16-18 kişilik gruplara verilecek şekilde kurgulanabilir
AMAÇ:
Şirket içi yazılı iletişimde okuyanın ihtiyaçlarını ön plana alan etkin yazım tekniklerinin, kolay ve pratik e-mail vd yazışma tekniklerinin gösterilerek uygulamaların yapılması ve daha kurumsal, daha profesyonel ve anlamlı yazışma tekniklerinin öğrenilmesi amaçlanmaktadır.
Başlıklar ve detaylar:
1.Yazılı iletişim ile Sözlü iletişim arasındaki ilişki:
- Yazıda beden dili kullanma olanağı yok, yazı yoruma açık olmamalı.
- Dinleyici dil yanlışlarına bakmaz, yazıda imla kuralları önem kazanır.
- Sözlü iletişimde beden ve ses dili dışında giyim önemlidir; yazıda okuyucuyu davet eden görsel tasarımdır.
2.Yazılı iletişimin Olumlu ve Olumsuz yanları:
Olumsuz:
- Anlaşılmayan ifadelerin açıklanma imkanı yoktur.
- Otorite imajı zayıftır.
- Gizlilik ilkesinden uzaktır.
- Farklı kişilere farklı anlamlar ifade edebilir.
- Kuralcıdır.
Olumlu:
- Kalıcıdır.
- Çok kişiye aynı anda bilgi aktarımı sağlar.
- Kontrolü vardır.
3.Yoruma Kapalı, Açık ve Net ifade kullanmak
Okuyucu bir kerede yazıyı anlamalıdır. Bu nedenle cümleler , paragraflar kısa ve etken yapılı olmalı. Kısa cümle 15 kelimeyi geçmemeli, paragraflar altı satırda bitmeli ve en fazla yedi cümlede tamamlanmalı. Uzun yazılacak ise maddeleme yapılmalı.
4.Okuyucu İhtiyaçlarını Anlamak
Okuyucu kısa ve öz bilgi ister. Üç temel beklentisi vardır.
- 1.Benimle ilgisi
- 2.Benden istenen
- 3.Ne zaman
5.Doğru Kişiye Yollamak
Yazının iki unsuru vardır. Aksiyon ve bilgi.
Kime “to” bölümü aksiyon alacak kişilerin adını içermeli.
6. Yazı Düzen İçinde Olmalı
Yazının üç bölümü vardır. Giriş- Gelişme-Kapanış
Bu düzen içinde giriş paragrafı okuyucudan istenen aksiyonu, gelişme bölümü detay bilgiyi ve kapanış bölümü de zaman ve takip bilgisini içermeli.
7. Akış Çeşitleri
Tümevarım kullanmak yerine Tümdengelim yöntemi kullanılmalı.
Giriş paragrafında olay, durum ve geçmişi referans almak yerine direkt amaca odaklanmalı. Eğer mesaj olumsuz bilgi veya red içeriyorsa tümevarım yöntemi kullanılmalı.
8. Yazma Süreci
Analiz
- Niçin yazıyorum?
- Okuyucudan beklenilen eylem var mı?
Faydası:
- Mantıksal tutarlılık sağlar.
- Konudan sapmayı engeller.
- Gereksiz bilgiyi ayıklatır.
Organizasyon
- Okuyucum kim?
- Amaca ulaşmak için ne yazmalı?
- Fikirlerin sunumu nasıl olmalı?
- Hangi detayda bilgi aktarılmalı?
Faydası:
- Cümle ve paragraf bütünlüğü sağlar.
- Kolay okunan bir akış ortaya çıkar.
- Az ve öz yazılır.
- Okuyucu odaklıdır.
Zaman
- Zamanlama doğru mu?
- Süreli bir iş mi?
- Aciliyeti var mı?
Faydası:
- Aksiyon aldırır.
Aktarım
- Sade bir dil kullanılmış mı?
- İmla kurallarına uygun mu?
- Sözcük seçimi ve tavır olumlu mu?
Faydası :
- İşbirlikçi algılanma sağlar.
- Aksiyon aldırır.
- Yorumlara götürmez.
9. Subject =Konu neden önemli?
Konu bölümü gelen kutusunda yazan kişiyi rakiplerinden sıyrılıp okunma önceliği bölümdür. Aksiyona ışık tutmalı ve dikkat çekici olmalı.
- Aksiyona ışık tutan
- Kilit kelimeleri içeren
- Bütünsel bakışı sağlayan
- Dikkat çekici
- Sonuna nokta (.) konmaz
- Sonuna hakkında(hk) yazılmaz
- Her kelime Büyük Harfle başlar
10. Yazıda Görsel Tasarım
Okuyucunun rahat okuyabileceği font ve yazı karakterinde yazılmalı, üç paragrafı geçmemeli.
11. Açılış ve Kapanış ifadeleri
Selamlama ve yazıyı bitirme sürecinde uyulması gereken netiket kurallarına uyulmalı. Üst, ast ve yatay ilişkiye önem verilmeli.
12. Kullanılan Dil
- Kısa cümleler ve paragraflar kullanın.
- Jargon ve yabancı dil kullanmayın.
- Kesin ifadeler kullanın.
- Olumlu ifadeler kullanın.
- Aynı fikri değişik ifadelerle tekrarlamayın.
- Dolaylı ifadeler yerine “tarafımızca-tarafınıza” “siz, sizin, biz, bizim” zamirlerini kullanın.
- Geniş ve şimdiki zaman kullanın.
- Yazınız konuşur gibi olsun.
13. Yazı Kontrol Listesi
Düzen açısından:
- Konu bölümü içeriğin özüne/aksiyona ışık tutuyor mu ?
- Okuyandan ne beklendiği hemen başlangıçta yer alıyor mu?
- Akışı anlaşılmayı kolaylaştırıyor mu?
Dil açısından:
- Sade, somut ve günlük bir dil kullanılmış mı?
- Cümleler sade ve kısa yapılı mı?
Tavır açısından:
- Dostça ve pozitif mi?
- İşbirliğini teşvik ediyor mu?
- Okuyanın adı geçiyor mu?
- Yetişkin bir tavır ortaya koyuyor mu?
- Pozitif sözcük ve ifadeler kullanılıyor mu?
Etkili Yazışma (e-posta) Teknikleri programını daha önce aşağıda logosu bulunan şirketler ile gerçekleştirdik.
